CRM op maat, één werkomgeving voor je hele team
Door Thomas van der Kuijl, bouwer van het CRM van Proviseal
Bijgewerkt op
Een werkomgeving op maat is één eigen systeem waarin je team relaties, projecten, taken, planning, mail en gesprekken bijhoudt, ingericht naar jouw werkwijze en in je eigen huisstijl.
Een standaard CRM bewaart klantgegevens. Een werkomgeving op maat bewaart hoe jouw bedrijf werkt: wie wat heeft afgesproken, welke offerte openstaat, welk team volgende week waar staat. Alles op één plek, ingericht naar jouw stappen in plaats van die van een softwareleverancier.
Wat erin zit
Wat zit er in een werkomgeving op maat?
Je kiest de onderdelen die je nodig hebt. Dit zijn de bouwstenen die ik het vaakst inzet.
- Relaties en contactpersonen Per persoon alles wat diegene kreeg, zag en vroeg
- Projecten per fase Een tabblad per fase, van advies tot oplevering
- Taken en vervolgacties Met datum, eigenaar en herinnering
- Planning en capaciteit Een waarschuwing als een week te vol wordt
- Mail bij het juiste project Klantmail vanzelf bewaard en gekoppeld
- Gesprekken als notulen Opnames en ingesproken notities worden taken
- Documenten op je briefpapier Offertes, adviezen en dossiers met één klik
- Koppelingen Met je boekhouding, webshop of kassasysteem
Niets valt meer tussen wal en schip
-
Iedereen weet wat er speelt
Elke collega leest mee met het klantcontact, ook als de vaste contactpersoon er niet is.
-
Elke afspraak wordt een taak
Met een datum, een eigenaar en een herinnering om acht uur 's ochtends.
-
Je ziet vooraf waar het knelt
Projecten, mensen en omzet op één tijdlijn, met een waarschuwing bij een te volle week.
-
Minder administratie
Een overleg van een uur is binnen minuten een verslag met taken, zonder dat iemand notuleert.
| Onderwerp | Standaard CRM | Werkomgeving op maat |
|---|---|---|
| Werkwijze | Jij past je aan het pakket aan | Het systeem volgt jouw stappen |
| Uitstraling | Die van de leverancier | Jouw huisstijl en toon, ook richting klanten |
| Koppelingen | Wat de leverancier aanbiedt | Wat jouw bedrijf nodig heeft |
| Kosten | Per gebruiker per maand, elk jaar | Eenmalig bouwen plus een vast bedrag voor onderhoud |
| Gegevens | Bij de leverancier | Op je eigen server |
| Goede keuze als | Je proces gangbaar is en je weinig koppelt | Je proces je onderscheid is of je team veel overtypt |
Wat het opleverde
Acht losse systemen werden één werkomgeving. 2.496 mails en 71 gesprekken kwamen sinds de start vanzelf bij het juiste project, en het team zoekt niet meer.
Uit de praktijk
Het CRM van Proviseal
Het team van Proviseal werkt sinds eind september 2026 in een eigen CRM. Daarin staan nu 134 projecten, 477 vastgelegde contactmomenten en 2.496 klantmails die vanzelf aan het juiste project zijn gekoppeld.
Stand 13 oktober 2026.
- 134 projecten
- 477 contactmomenten
- 2.496 mails gekoppeld
Wat erin zit
Planning op maat die weet wie waar staat
De planning in je werkomgeving leest uit dezelfde projecten en mensen als de rest van het systeem. Je ziet per week wie waar staat, hoeveel ruimte er is en waar het te vol wordt.
- Capaciteit per week Per week zie je de ruimte van je team, met een waarschuwing bij een volle week.
- Eén tijdlijn Projecten, mensen en omzet naast elkaar, zodat je vooraf ziet waar het knelt.
- Planning voor je klant In het klantportaal ziet je klant de planning en vraagt hij zelf een andere aan.
Eigendom
Jouw werkomgeving, op jouw naam
-
Wie bezit de code
Jij. De code en alle gegevens zijn van jou, en alles draait op een server op jouw naam.
Lees het antwoord: Wie bezit de code -
Wat als ik wegval
Val ik uit, dan kent het vaste GRAMO netwerk de code en de afspraken. Je zit nooit vast aan één persoon. Er is een noodprocedure. Reageer ik niet binnen de afgesproken tijd, dan krijgt je aangewezen collega de gegevens van een vaste reserve ontwikkelaar.
Lees het antwoord: Wat als ik wegval -
Overdraagbaar en gedocumenteerd
Bij oplevering krijg je de code, een beschrijving van hoe het systeem werkt en de versiegeschiedenis. Een andere ontwikkelaar kan er zo mee verder.
Lees het antwoord: Overdraagbaar en gedocumenteerd -
Waar het draait
Op je eigen server bij Hetzner in Duitsland, met elke nacht een versleutelde reservekopie op twee plekken.
Lees het antwoord: Waar het draait
Wat kost een CRM op maat?
Dat hangt af van het aantal onderdelen en koppelingen. Je krijgt een vaste prijs per onderdeel, zodat je kunt beginnen met wat het meeste oplevert. Trajecten starten vanaf € 5.500, exclusief btw (oktober 2026).
Hoe snel kan mijn team ermee werken?
Bij Proviseal werkte het team binnen twee maanden na de start in het CRM. Daarna groeide het mee, met een nieuwe versie zodra een verbetering klaar was.
Kan ik mijn huidige gegevens meenemen?
Ja. Relaties en contactpersonen gaan er via een import in, zonder dubbelen.
Wat als jij wegvalt?
Val ik uit, dan kent het vaste GRAMO netwerk de code en de afspraken. Je zit nooit vast aan één persoon. Elk systeem heeft een noodprocedure. Reageer ik niet binnen de afgesproken tijd, dan krijgt jouw aangewezen collega de gegevens van een vaste reserve ontwikkelaar.
Benieuwd hoe jouw werkweek eruitziet in één omgeving?
Binnen 24 uur op werkdagen een reactie, van mij zelf.
Of zal ik je bellen?
Laat je nummer achter, dan bel ik je binnen één werkdag terug voor een kort gesprek over waar je tegenaan loopt.
