-
Het eerste gesprek -
Het voorstel -
Bouwen in korte rondes -
Live en verder
Proviseal: van losse postbussen naar één werkomgeving
Door Thomas van der Kuijl
Bijgewerkt op
Case
- Klant
- Proviseal B.V., Biest Houtakker
- Mijn rol
- Regie marketing en digitalisering
- Sinds
- Augustus 2026
- Gebouwd
- 8 systemen op één eigen server
Cijfers van
De uitdaging
Klantkennis zat verspreid over postbussen, notitieboekjes en hoofden. Adviezen, offertes van partner Arluca, planning en garantie stonden elk op een andere plek. Klanten belden om te vragen hoe hun project ervoor stond, en een afspraak uit een gesprek hing af van wie hem onthield.
Wat ik bouwde
-
CRM
Relaties, projecten, contact, mail, gesprekken, adviezen, offertes, planning en garantie op één plek. Voor het team en partner Arluca.
-
Projectportaal
Planning, advies, offertes, voortgang, garantie en documenten, ook op de telefoon. Voor opdrachtgevers en betrokken partijen.
-
Instructieplatform
Stappenplannen met video, foto's en een QR code per stap, in het Nederlands en Engels. Voor verwerkers en klanten.
-
Adviesautomaat
Leest detailtekeningen en stelt per aansluiting de juiste producten voor. Voor adviseurs.
-
Productvideo's
Een deelbare pagina per product onder het eigen adres. Voor bezoekers van de website.
-
Takendashboard
De gezamenlijke werklijst, met uren en mail die vanzelf een taak wordt. Voor Proviseal en mij.
-
Noodprocedure
Geeft de gegevens van een reserve ontwikkelaar vrij als ik niet reageer. Voor aangewezen collega's.
-
Meldknop
Aanwijzen wat beter kan; kleine verbeteringen staan binnen minuten live. Voor iedereen.
-
Voor Proviseal
Alles over een klant op één plek, minder handwerk en grip op planning en capaciteit. Elke vervolgactie wordt een taak met datum, en signalen laten zien waar iets stilligt. Adviezen, voorstellen en offertes gaan met één klik de deur uit op eigen briefpapier.
-
Voor de klanten van Proviseal
Altijd inzicht in hun project, zonder te bellen. Ze zien wat er nieuw is, vragen zelf een andere planning aan en stellen vragen bij een specifiek detail. Voor het archief is er één projectdossier als PDF, bruikbaar voor de dossiervorming binnen de Wkb.
- 391 relaties met 915 contactpersonen
- 134 projecten, waarvan 113 lopend
- 2.496 mails automatisch bewaard en gekoppeld
- 477 contactmomenten vastgelegd
- 71 gesprekken uitgewerkt tot notulen en taken
- 48 adviesdossiers
- 44 offertes
- 171 versies van het CRM sinds de start
Wat het opleverde
Van losse postbussen naar één werkomgeving: 391 relaties, 134 projecten, 2.496 mails en 71 uitgewerkte gesprekken op één plek. Mail komt vanzelf bij het juiste project.
Zo is het gebouwd
Zo is het gebouwd
Wat erin zit
Wat het systeem vanzelf doet
- Elk kwartier Klantmail binnenhalen en aan het juiste project koppelen
- Na elk gesprek Gesprekken uitschrijven en uitwerken tot notulen met voorgestelde taken
- Elke ochtend Afspraken en besluiten herkennen in nieuw contact, ter bevestiging door het team
- Bij een offerte Een Word offerte van Arluca omzetten naar een PDF op Proviseal briefpapier, met het bedrag uitgelezen
- Elke ochtend om acht uur Herinneringen voor open taken, offerteaanvragen en adviezen
- Elke nacht Een versleutelde reservekopie naar twee plekken
Onder de motorkap
Alles draait op een eigen server bij Hetzner in Duitsland, voor € 11,49 per maand. Eén inlog voor het team met tweestapsverificatie. AI voor het dagelijkse werk, transcriptie van gesprekken en een tweede AI die elke avond de dag naleest op wat over het hoofd is gezien. Koppelingen en afspraken blijven een voorstel tot een mens bevestigt.
Lees ook
Lees ook over wat ik bouw
Meer werk
Meer werk
-
De webshop van Trommelen Tweewielers, met de voorraad uit CycleSoftware. 
Per kenteken ziet de werkplaats het geregistreerde onderhoud en de klantgegevens. Garagelogboek
Herken je de losse postbussen?
Binnen 24 uur op werkdagen een reactie, van mij zelf.
Liever direct bellen?
Je krijgt mij aan de lijn.
06 196 717 01
of
thomas@gramo.agency
