Klantportaal laten maken dat je klant echt opent
Door Thomas van der Kuijl, bouwer van mijn.proviseal.com
Bijgewerkt op
Een klantportaal is een beveiligde omgeving waar je klant zelf de stand van zijn project ziet: planning, offertes, documenten en voortgang, op elk moment en ook op de telefoon.
De meeste portalen worden na een maand niet meer geopend, omdat het team er apart iets in moet zetten. Dit portaal haalt alles uit de plek waar je team al werkt. Wat jij in het CRM deelt, staat direct bij je klant.
Wat erin zit
Altijd de actuele stand zonder te bellen
- Een persoonlijke begroeting met wat er nieuw is sinds het vorige bezoek
- De planning als tijdlijn, met vandaag erop
- Offertes met bedrag en de status actueel of vervallen
- Het advies per onderdeel, met tekening, producten en uitleg
- De voortgang per fase, met foto's van de bouwplaats
- Garantie, documenten en één projectdossier als PDF voor het archief
Wat regelt je klant zelf?
- Een andere planning aanvragen
- Een vraag stellen bij een specifiek onderdeel
- Iets melden met een aanwijzing op het scherm
- Een collega toegang geven
Minder telefoontjes, meer grip
-
Vragen komen gestructureerd binnen
Elke vraag of melding wordt een taak bij de juiste collega.
-
Je weet of je klant het gezien heeft
Je ziet wie heeft ingelogd en wat is geopend.
-
Jij houdt de regie
Per stuk bepaal je wat gedeeld wordt, en je kijkt vooraf mee zoals de klant het ziet.
-
Bewijs als het erop aankomt
Wat gedeeld is, staat vast, met datum. Handig bij een discussie of een garantieclaim.
Vergelijking
Los portaalpakket of portaal op maat?
Vrijblijvend, je spreekt mij direct
| Onderwerp | Zonder portaal | Los portaalpakket | Portaal op maat |
|---|---|---|---|
| Blijft actueel | Via mail en telefoon | Alleen als iemand het bijhoudt | Vanzelf, leest uit je CRM |
| Huisstijl | Niet van toepassing | Logo en een kleur | Volledig jouw merk |
| Kosten | Tijd van je team | Licentie per gebruiker per maand | Eenmalig vanaf € 2.750, plus onderhoud en hosting vanaf € 125 per maand |
| Eigenaar van de gegevens | Verspreid | De leverancier | Jij, op je eigen server |
Wat het opleverde
De klant ziet planning, offertes en voortgang zelf, ook op zijn telefoon. Minder telefoontjes voor het team, en een klant die weet waar hij aan toe is.
Voorbeeld
Het portaal van Proviseal
mijn.proviseal.com: het projectportaal voor de opdrachtgevers van Proviseal, gekoppeld aan hun CRM.
Zo werkt het
Waarom een portaal gekoppeld moet zijn
Een los portaalpakket is snel gekocht, maar iemand moet het blijven vullen. Daar gaat het meestal mis. Een portaal op maat leest uit je eigen werkomgeving: zet je een offerte op gedeeld, dan krijgt je klant een mail en ziet hij hem bij zijn volgende bezoek gemarkeerd als nieuw. Geen dubbel werk, dus het blijft actueel.
-
01 Jouw team Werkt in het CRM
-
02 Eén schakelaar Zet een stuk op gedeeld
-
03 Je klant Krijgt een mail en ziet het als nieuw
Prijs
Wat kost een klantportaal en hoe lang duurt het?
Reken op 3 tot 4 weken tot de eerste klant inlogt, en op 4 tot 6 weken voor een los portaal. Bedragen exclusief btw, peildatum oktober 2026.
| Vorm | Prijs | Doorlooptijd |
|---|---|---|
| Klantportaal op een bestaande omgeving | vanaf € 2.750 | 3 tot 4 weken |
| Los portaal met eigen beheer | vanaf € 5.250 | 4 tot 6 weken |
Bedragen exclusief btw, peildatum oktober 2026.
- Vaste prijs per onderdeel
- Eerst het deel dat de meeste vragen scheelt
- Hosting en onderhoud apart en maandelijks
Past dit bij jou?
- je klanten vaak bellen of mailen voor de stand van hun project, en je team die informatie al ergens bijhoudt.
- je een handvol klanten per jaar hebt. Dan is een goede update per mail sneller en goedkoper.
Het portaal is van jou, net als de gegevens erin
-
Wie bezit de code
Jij. Het portaal, de code en de gegevens van je klanten zijn van jou, op een server op jouw naam.
Lees het antwoord: Wie bezit de code -
Wat als ik wegval
Val ik uit, dan kent het vaste GRAMO netwerk de code en de afspraken. Je zit nooit vast aan één persoon. Een noodprocedure vangt het op. Reageer ik niet op tijd, dan krijgt je aangewezen collega de gegevens van een vaste reserve ontwikkelaar.
Lees het antwoord: Wat als ik wegval -
Overdraagbaar en gedocumenteerd
Je krijgt de code, een beschrijving van het portaal en de koppeling met je CRM en de versiegeschiedenis, zodat een andere ontwikkelaar verder kan.
Lees het antwoord: Overdraagbaar en gedocumenteerd -
Waar het draait
Portaal en CRM draaien op je eigen server bij Hetzner in Duitsland, met elke nacht een versleutelde reservekopie.
Lees het antwoord: Waar het draait
Wat kost een klantportaal laten maken?
Een portaal bovenop een bestaande werkomgeving is kleiner dan een los portaal met eigen beheer. Je krijgt een vaste prijs per onderdeel, vanaf € 2.750 voor een portaal op een bestaande werkomgeving en vanaf € 5.250 voor een los portaal (exclusief btw, oktober 2026).
Moet mijn klant een app installeren?
Nee. Het portaal werkt in de browser, op computer, tablet en telefoon.
Hoe komt mijn klant binnen?
Via een uitnodiging per mail met een link om een wachtwoord te kiezen. Toegang intrekken werkt direct, ook tijdens een sessie.
Kan het zonder CRM op maat?
Ja, maar het werkt het best als het portaal leest uit de plek waar je team werkt. Soms is een koppeling met je huidige pakket genoeg.
Wil je zien hoe jouw klant zijn project zou volgen?
Binnen 24 uur op werkdagen een reactie, van mij zelf.
Of zal ik je bellen?
Laat je nummer achter, dan bel ik je binnen één werkdag terug voor een kort gesprek over waar je tegenaan loopt.
