AI in je processen, zonder dat iemand iets hoeft te starten
Door Thomas van der Kuijl
Bijgewerkt op
AI in je processen betekent dat het handwerk rond mail, gesprekken en documenten vanzelf gebeurt, binnen de software waar je team al werkt. Geen losse chatbot, maar taken die klaarstaan als je begint.
Bedrijven die AI overwegen maar er niet aan beginnen, noemen vooral gebrek aan ervaring als reden. Daarom bouw ik AI niet als extra tool, maar in de stappen die je team toch al zet. (Bron: CBS, AI gebruik door Nederlandse bedrijven, 2025)
Wat erin zit
Een dag bij Proviseal
Wat de systemen zelf doen, zonder dat iemand iets hoeft te starten. Niet alles hiervan is AI: waar gewone code genoeg is, gebruik ik gewone code.
- 03:00 Versleutelde reservekopie naar twee externe plekken
- 06:40 Afspraken en besluiten zoeken in nieuw contact
- 08:00 Herinneringen voor taken, offerteaanvragen en adviezen
- Elke 5 minuten Gesprekken uitschrijven en uitwerken tot notulen en taken
- Elk kwartier Klantmail binnenhalen en aan projecten koppelen
- 20:30 De tweede lezer legt de dag naast elkaar
- Vrijdag 16:00 Weekoverzicht per mail
Wat doet AI in een werkomgeving?
-
Gesprekken worden notulen
Opnames en ingesproken notities worden uitgeschreven, samengevat en uitgewerkt tot notulen met voorgestelde taken. Een overleg van een uur is binnen minuten een verslag.
-
Mail wordt een taak
Inkomende verzoeken worden beoordeeld tegen de open taken: een nieuwe taak, een bestaande bijwerken of niets doen. Alles is terug te draaien.
-
Afspraken worden vastgelegd
Elke ochtend leest de AI nieuw contact en stelt afspraken en besluiten voor. Het team bevestigt, past aan of wijst af.
-
Vragen krijgen antwoord uit je eigen cijfers
Een assistent beantwoordt vragen over klanten, projecten en omzet in gewone taal. Getallen die niet uit de rekentools komen, worden geweigerd.
-
Een tweede lezer kijkt mee
Elke avond legt een tweede AI de dag in alle systemen naast elkaar en wijst hooguit drie punten aan die over het hoofd zijn gezien, met bron.
-
Concepten op maat
Een projectvoorstel of producttekst als concept, geschreven uit je eigen gegevens en in je eigen toon. Jij leest en verstuurt.
Wat erin zit
AI met grenzen
AI is gereedschap, geen vervanging van oordeel. Daarom bouw ik er vaste grenzen omheen.
- Een voorstel blijft een voorstel Koppelingen en afspraken gelden pas als iemand van je team ze bevestigt.
- Rekenen doet de code Bedragen en totalen komen uit de software zelf. De AI formuleert, maar rekent niet.
- Alleen wat nodig is AI krijgt alleen de gegevens die nodig zijn voor de taak, met een verwerkersovereenkomst.
- Kosten in beeld Elke aanroep wordt gelogd met doel, persoon en bedrag. Je ziet precies wat AI kost.
Waar het om gaat
AI is gereedschap, geen vervanging van vakmanschap. Het maakt me sneller; oordeel en smaak blijven mensenwerk.
Eigendom
Ook met AI erin, blijft alles van jou
-
Wie bezit de code
Jij. De code, je gegevens en wat de AI ermee maakt, zoals notulen en taken, zijn van jou.
Lees het antwoord: Wie bezit de code -
Wat als ik wegval
Val ik uit, dan kent het vaste GRAMO netwerk de code en de afspraken. Je zit nooit vast aan één persoon. Er is een noodprocedure. Reageer ik niet binnen de afgesproken tijd, dan krijgt je aangewezen collega de gegevens van een vaste reserve ontwikkelaar.
Lees het antwoord: Wat als ik wegval -
Overdraagbaar en gedocumenteerd
Je krijgt de code, een beschrijving van wat elke AI taak doet en de versiegeschiedenis, zodat een andere ontwikkelaar verder kan.
Lees het antwoord: Overdraagbaar en gedocumenteerd -
Waar het draait
Je gegevens staan op je eigen server bij Hetzner in Duitsland. AI krijgt alleen wat nodig is voor de taak, met een verwerkersovereenkomst.
Lees het antwoord: Waar het draait
Welke AI gebruik je?
Ik werk met de modellen van Anthropic (Claude) en kies per taak het model dat past: een lichter model voor het dagelijkse werk, een zwaarder voor controle. Voor transcriptie gebruik ik een apart spraakmodel.
Wat kost AI per maand?
Dat hangt af van het gebruik. Omdat elke aanroep wordt gelogd, zie je de kosten per persoon en per doel. Een richtprijs per maand krijg je in het voorstel, zodra duidelijk is welke taken AI doet en hoe vaak. De koppeling zelf begint vanaf € 1.700 (exclusief btw, oktober 2026).
Is mijn data veilig?
Je gegevens staan op je eigen server in Europa. AI krijgt alleen wat nodig is voor de taak, en er is een verwerkersovereenkomst.
Kan AI ook in mijn huidige software?
Soms wel, via een koppeling. Het werkt het best in software waar ik de stappen zelf bepaal, zodat AI precies op het goede moment meedraait.
Breder kijken naar AI in je bedrijf, met een scan of advies?
Dat doen we bij GRAMO, AI automatisering.
Welk handwerk zou jij morgen willen kwijtraken?
Binnen 24 uur op werkdagen een reactie, van mij zelf.
Of zal ik je bellen?
Laat je nummer achter, dan bel ik je binnen één werkdag terug voor een kort gesprek over waar je tegenaan loopt.
